حيل لإدارة الوقت من شأنها أن تنقذ عقلك
كونك رائد أعمال ليس بالأمر السهل – فهناك دائمًا شيء يجب القيام به ، وقد يكون من الصعب البقاء على رأس كل شيء. في هذا المقال سنستعرض حيل لإدارة الوقت من شأنها أن تنقذ عقلك كرائد أعمال
حظر الوقت
1. حظر الوقت: يتضمن ذلك تخصيص فترات زمنية محددة لمهام محددة. على سبيل المثال ، يمكنك تخصيص ساعة للكتابة وساعة للقاء العملاء وساعة للعمل الإداري. يساعد ذلك في ضمان التركيز على كل مهمة وعدم محاولة القيام بأشياء كثيرة في وقت واحد.
2. تحديد الأولويات: يتضمن هذا تحديد أهم المهام التي تحتاج إلى إكمالها كل يوم. بمجرد تحديد هذه المهام ، يمكنك بعد ذلك جدولتها في مجموعات الوقت. هذا يضمن أنك تكمل أهم المهام أولاً ولا تضيع الوقت في مهام أقل أهمية.
3. التفويض: وهذا ينطوي على تفويض المهام لأشخاص آخرين أو الاستعانة بمصادر خارجية لهم. يمكن أن يساعد ذلك في توفير وقتك حتى تتمكن من التركيز على المهام الأكثر أهمية.
4. التبسيط: هذا ينطوي على تبسيط سير العمل الخاص بك والقضاء على الخطوات غير الضرورية. يمكن أن يساعد ذلك في توفير الوقت عن طريق تسهيل إكمال المهام.
5. الأتمتة: يتضمن ذلك أتمتة المهام المتكررة باستخدام البرامج أو البرامج النصية. يمكن أن يساعد ذلك في توفير الوقت عن طريق التخلص من الحاجة إلى القيام بهذه المهام يدويًا.
تقنية بومودورو
تقنية بومودورو هي حيلة لإدارة الوقت يمكن أن تكون مفيدة للغاية لرواد الأعمال. الفكرة الأساسية هي تقسيم عملك إلى فواصل زمنية مدتها 25 دقيقة ، مع استراحات لمدة خمس دقائق بين كل فترة. يساعد ذلك في الحفاظ على تركيزك ويمنعك من أن تطغى على عملك.
يمكن تخصيص تقنية بومودورو لتناسب احتياجاتك. على سبيل المثال ، يمكنك زيادة طول فترات العمل إذا وجدت أن 25 دقيقة قصيرة جدًا. يمكنك أيضًا ضبط طول فترات الراحة بناءً على مقدار الوقت المتاح لديك.
أهم شيء هو العثور على نظام يناسبك والتمسك به. تقنية بومودورو هي مجرد واحدة من العديد من الاختراقات المحتملة لإدارة الوقت. قم بالتجربة حتى تجد نظامًا يساعدك في إنجاز عملك بطريقة تبدو سهلة الإدارة وفعالة.
حفظ سجل الوقت
بصفتك رائد أعمال ، من المحتمل أن يكون لديك الكثير في جدول أعمالك في أي وقت. قد يكون من الصعب تتبع كل ما تحتاج إلى القيام به ، وقد يؤدي ذلك إلى الشعور بالإرهاق والتوتر. من أفضل الطرق للتحكم في وقتك الاحتفاظ بسجل زمني.
سجل الوقت هو ببساطة سجل لكيفية قضاء وقتك. يمكنك استخدام دفتر ملاحظات أو جدول بيانات Excel أو حتى تطبيق مخصص مثل RescueTime. الشيء المهم هو أن تتعقب كيف تقضي يومك كل يوم ، ساعة بساعة. سيعطيك هذا فكرة جيدة عن الوقت الذي يتجه إليه ، والمكان الذي قد تتمكن من إجراء بعض التغييرات فيه.
في البداية ، قد يكون من الصعب تتبع وقتك. ولكن بمجرد أن تعتاد على هذه العادة ، فإنها ستصبح طبيعة ثانية. وسيكون الأمر يستحق ذلك ، لأن الاحتفاظ بسجل زمني سيساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية وفعالية في وقتك.
أتمتة المهام المتكررة
بصفتك رائد أعمال ، من المحتمل أن يكون لديك الكثير من المهام المتكررة التي عليك القيام بها على أساس يومي. يمكن أن يكون هذا أي شيء من التحقق من بريدك الإلكتروني إلى النشر على وسائل التواصل الاجتماعي. يمكن أن توفر لك أتمتة هذه المهام الكثير من الوقت وتساعدك على البقاء منظمًا.
هناك عدة طرق مختلفة يمكنك من خلالها أتمتة مهامك. إحدى الطرق هي استخدام أداة مثل IFTTT أو Zapier. تسمح لك هذه الأدوات بربط التطبيقات والخدمات المختلفة معًا حتى تتمكن من العمل تلقائيًا. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد IFTTT بحيث تتم إضافته تلقائيًا إلى قائمة مهامك في كل مرة تتلقى فيها بريدًا إلكترونيًا جديدًا.
هناك طريقة أخرى لأتمتة مهامك وهي استخدام التطبيقات والخدمات التي تحتوي على ميزات أتمتة مضمنة. على سبيل المثال ، أصبح لدى العديد من عملاء البريد الإلكتروني الآن خيار تأجيل رسائل البريد الإلكتروني بحيث تظهر مرة أخرى في وقت لاحق. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كنت بحاجة إلى الرد على رسالة بريد إلكتروني ولكن ليس لديك الوقت على الفور.
أخيرًا ، يمكنك أيضًا استخدام البرامج النصية أو وحدات الماكرو لأتمتة مهامك. هذا أكثر تقدمًا ويتطلب بعض المعرفة بالشفرة. ومع ذلك ، يمكن أن يكون قويًا جدًا إذا كنت تعرف كيفية استخدامه بشكل صحيح.
بواسطة السيارة
تجميع المهام المتشابهة معًا
واحدة من أفضل الطرق لتوفير الوقت كرجل أعمال هي تجميع المهام المتشابهة معًا. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إجراء مجموعة من المكالمات الهاتفية ، فقم بإجراءها جميعًا مرة واحدة بدلاً من تباعدها على مدار اليوم. سيساعدك هذا على أن تكون أكثر كفاءة وإنجاز المزيد في وقت أقل.
هناك طريقة أخرى رائعة لتوفير الوقت وهي أتمتة المهام التي يمكنك القيام بها. على سبيل المثال ، إذا وجدت نفسك ترسل نفس البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا ، فأنشئ نموذجًا يمكنك استخدامه. سيوفر لك هذا الوقت على المدى الطويل ويساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية.
أخيرًا ، حاول تخصيص بعض الوقت كل يوم “لوقت العمل غير المنقطع”. هذا يعني إيقاف تشغيل هاتفك ، وعدم التحقق من البريد الإلكتروني ، وعدم ترك أي شيء آخر يشتت انتباهك عن إنجاز العمل. إذا تمكنت من التركيز والدخول في حالة التدفق ، فسوف تفاجأ بكمية العمل التي يمكنك إنجازها في فترة زمنية قصيرة.
باتباع هذه النصائح ، يمكنك البدء في توفير الوقت وزيادة إنتاجيتك كرائد أعمال.
التفويض والاستعانة بمصادر خارجية
بصفتك رائد أعمال ، من المهم أن تكون قادرًا على تفويض المهام والاستعانة بمصادر خارجية. سيساعدك هذا على توفير وقتك حتى تتمكن من التركيز على المهام الأكثر أهمية. هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند تفويض المهام والاستعانة بمصادر خارجية.
أولاً ، يجب أن تكون واضحًا بشأن المهام التي يمكن تفويضها والمهام التي يجب أن تقوم بها. تحتاج أيضًا إلى العثور على الأشخاص المناسبين لتفويض المهام والاستعانة بمصادر خارجية لهم. تأكد من أنها موثوقة وجديرة بالثقة.
ثانيًا ، تحتاج إلى تحديد توقعات واضحة. عند تفويض مهمة أو الاستعانة بمصادر خارجية ، تأكد من أن الشخص يعرف ما يجب القيام به ومتى يجب القيام به.
ثالثًا ، عليك أن تظل منظمًا. سيساعدك هذا على تتبع جميع المهام التي تم تفويضها والاستعانة بمصادر خارجية. تأكد من متابعة هذه المهام بانتظام للتأكد من أنها تتم بشكل صحيح.
يمكن أن يكون التفويض والاستعانة بمصادر خارجية طريقة رائعة لتوفير الوقت كرجل أعمال. ومع ذلك ، من المهم القيام بذلك بشكل صحيح لتجنب أي مشاكل.
قائلا لا
كرائد أعمال ، غالبًا ما يتعين عليك ارتداء العديد من القبعات والتوفيق بين العديد من المهام المختلفة. قد يؤدي هذا أحيانًا إلى الإرهاق إذا لم تكن حريصًا. من أفضل الطرق لمنع ذلك أن تتعلم أن تقول لا.
لا يعني قول لا أنك لست لاعبًا في الفريق أو أنك لست على استعداد للمساعدة. هذا يعني فقط أنك تعطي الأولوية لوقتك وطاقتك. لا يمكنك فعل كل شيء ، ولا بأس بذلك.
سيكون هناك دائمًا المزيد من المهام والطلبات أكثر مما يمكنك التعامل معه. سيساعدك تعلم قول لا على التركيز على الأشياء الأكثر أهمية بالنسبة لك وعملك. سوف يساعدك أيضًا على تجنب الإرهاق.
لذا في المرة القادمة التي يطلب منك فيها شخص ما القيام بشيء ما ، فكر فيما إذا كان ذلك ضروريًا حقًا أم لا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فلا تخف من قول لا. عقلك سوف يشكرك على ذلك!
